- Elektronische Veranstaltungsabrechnung

Durch den Einsatz von eVa werden viele Arbeitsprozesse digital unterstützt. Das weitreichende Rechte- und Rollenkonzept ist dabei für Benutzergruppen und Abteilungen frei konfigurierbar.

Für die Veranstaltungsabrechnung übernimmt eVa alle abrechnungsrelevanten Daten aus dem angeschlossenen Ticketsystem automatisch. Die aktuellen Stammdaten des Veranstalters werden abgerufen und zusätzliche Aufwände auf Grundlage der Gebühren, Akontozahlungen und die mit dem Veranstalter getroffenen Sondervereinbarungen erfasst. Für jeden Veranstalter können individuelle Abrechnungsmodalitäten festgelegt werden. eVa hat jetzt alle Daten, die sie benötigt, um die Abrechnung zu erstellen, unmittelbar auszudrucken und zu versenden. Dabei können unterschiedlichste Detaillierungsgrade definiert werden.

Abrechnungsstornierungen sowie das Anlegen von Folgeabrechnungen und das Erstellen von Sammelrechnungen sind in eVa bequem möglich.

Für die Buchhaltung werden Gebühren und Gebührenarten angelegt und gepflegt. Die zeitraumbezogene Kontierung in eVa und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung ist Standard, ebenso wie die Unterstützung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

Für das Management liefert eVa Auswertungen und Statistiken zu unterschiedlichsten Themen wie beispielsweise noch zu bearbeitende Veranstaltungen, Abrechnungszeitraum, Veranstalter und Gebühren.

Nutzen

Wirtschaftlich:

• Reduzierung der Kosten durch die effiziente Unterstützung der Arbeitsprozesse.
• Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung bei der Erstellung von Abrechnungen (ca. 30-40%).
• Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung bei der überführung der Abrechnungsdaten in das Buchhaltungssystem. (ca. 80%).
• Weniger Fehler bei der Erstellung der Abrechnung. Alle relevanten Daten zu einer Vorstellung sind in dem Moment verfügbar, in dem sie benötigt werden.
• Optimierter Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Abteilungen. Informationen (Aufwände, Sondervereinbarungen) werden dort erfasst, wo sie entstehen!

Technisch:

• Intranetanwendung mit zentraler Server-Installation, Wartung und Aktualisierung.
• Problemlose Intergration in bestehende Infrastukuren durch Unabhängigkeit von Betriebssystem (Windows, Unix, Linux) und Datenbank.

Vertrieblich:

• Unterschiedliche Detaillierung der Abrechnung "auf Knopfdruck" erhältlich.
• Art und Weise der Abrechnung für den Kunden (Veranstalter) sind theoretisch keine Grenzen gesetzt.
• Höhere Abrechnungsqualität.
• Veranstalter Self-Service.

Image: Technologieführerschaft durch Einsatz des führenden Abrechnungssystems.

Features (Überblick)

• Automatischer Abgleich der Veranstaltungsdaten und Veranstalterdaten mit dem Ticketing-System (z.B. ENTREE der Firma ticket web).
• Unabhängigkeit: Bei Ausfall des Ticketing-Systems ist die Weiterarbeit in eVa möglich.
• Automatische Erzeugung der erstellten Abrechnungen für Archivierungszwecke.
• Abbildung der abteilungsübergreifenden Arbeitsprozesse im Rahmen der Veranstaltungsabrechnung mittels der Benutzerrollen "Buchhaltung", "Veranstaltungsabrechnung", "Management" und "Aufwandserfassung".
• Generell sind durch ein weitreichendes Rechte- und Rollenkonzept alle Arbeitsprozesse frei für bestimmte Benutzergruppen (= Abteilungen) konfigurierbar.
• Unterstützung der folgenden Arbeitsprozesse
  • Buchhaltung: zeitraumbezogene Erzeugung von Kontierungen/Buchungssätzen sowie Unterstützung beim bargeldlosen Zahlungsverkehr (Erzeugung von DTAUS-Dateien),
  • Veranstaltungsabrechnung:
    • Import der aktuellen abrechungsrelevanten Daten des Ticketing-Systems und Modifikation aller Bestandteile oder manuelle Anlage von Veranstaltungen und Abrechnungsdaten,
    • Abruf der aktuellen Stammdaten des Veranstalters (Adresse, Bankverbindung, ...),
    • Erfassen von (zusätzlichen) Aufwänden auf Grundlage der Gebühren,
    • Erfassen von Akontozahlungen,
    • Erfassen von mit dem Veranstalter getroffenen individuellen Sondervereinbarungen für eine Veranstaltung,
    • Veranstalter bearbeiten: Festlegen von Abrechnungsmodalitäten,
    • Erstellen von Abrechnungen (in unterschiedlichen Detaillierungsgraden) für den unmittelbaren Ausdruck und Versand,
    • Stornierung von Abrechnungen sowie das Anlegen von Folgeabrechnungen,
    • Erstellen von Sammelabrechnungen.
  • Management: Erzeugung von Auswertungen/Statistiken,
  • Freigabeprozess.